Gestão de telecom: quando trocar o sistema de telefonia?

A qualidade e eficiência da gestão de telecom depende da capacidade dos gestores de gerenciarem a infraestrutura de telefonia, mas também saber identificar o momento de realizar investimentos necessários.

A manutenção de um sistema ultrapassado pode resultar em problemas operacionais à empresa, aumento dos custos com telefonia e queda na produtividade dos times.

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Portanto, são diversos indícios que a gestão de telecom pode monitorar para identificar se é necessário substituir o sistema de telefonia. Saiba mais a seguir!

6 fatores que demandam atenção da gestão de telecom

A gestão de telecom deve sempre estar atenta aos fatores que revelam se a capacidade operacional da empresa está comprometida ou prejudicada.

Existem vários indícios que sugerem a necessidade de um novo sistema de telefonia na empresa, conheça os principais deles a seguir!

1. Aumento nos gastos

As faturas telefônicas estão entre os principais fatores que demandam atenção da gestão de telecom. Os gastos estão entre os primeiros aspectos a serem avaliados.

Caso haja um aumento significativo nos custos da comunicação corporativa, torna-se necessário avaliar opções mais vantajosas e econômicas que possam suprir as demandas do negócio.

Além disso, caso haja recorrência em erros de cobrança, é essencial que os gestores adotem uma atuação proativa para questioná-los e buscar fornecedores mais confiáveis.

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2. Volume de ligações

Quando a empresa expande sua atuação, abre uma nova filial ou inicia um novo contrato, é provável que haja aumento no volume de ligações, o que impacta diretamente nos custos.

Dependendo do crescimento, os próprios custos telefônicos tornam a expansão inviável, o que faz com que a empresa perca oportunidades devido à gestão de telecom.

3. Características das linhas

As linhas telefônicas devem ser avaliadas de diferentes formas para garantir um uso otimizado, sem que haja exagero ou falta de linhas. Entre os fatores destacam-se:

• Se o número de linhas disponíveis for insuficiente à operação;
• Caso haja excesso de linhas sem atualização;
• Se o custo real por cada linha estiver elevado e desvantajoso.

Em companhias tradicionais, o cliente paga por linha, enquanto soluções mais modernas garantem cobranças mais adequadas, sendo que as tarifas referem-se apenas ao uso da solução.

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4. Análise do perfil de uso da empresa

De tempos em tempos, a gestão de telecom deve realizar uma análise do perfil de uso da empresa mapeando o volume de chamadas internas e externas, equipamentos disponíveis, atualizações e processos de manutenção.

Esse levantamento pode mostrar, por exemplo, que a troca do sistema de telefonia é mais vantajosa do que a manutenção global dos recursos atuais.

Com essa análise, a empresa torna-se mais competitiva e evita o direcionamento de orçamento para soluções ou equipamentos obsoletos.

5. Falta de dados gerenciais

Para que a gestão de telecom seja estratégica é fundamental que os responsáveis disponham de informações reais sobre a operação do sistema de telefonia atual.

Se a solução adotada não disponibiliza dados gerenciais estratégicos, ela pode restringir as oportunidades de crescimento e aprimoramento por inviabilizar uma tomada de decisão mais acertada e estratégica.

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6. Sistema obsoleto

Muitas vezes, o sistema de telefonia atual não sofre alterações significativas de custos ou volume, o que não significa que não há oportunidades de atualizações disponíveis.

Caso o sistema permaneça obsoleto por muito tempo ele pode começar a apresentar problemas críticos e gerar gastos contínuos com manutenção ou trocas localizadas sem melhorar o desempenho geral da solução.

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Dessa forma, a gestão de telecom deve avaliar novas soluções que oferecem oportunidades como redução de custos, aumento da produtividade, eficiência e qualidade da telefonia.

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A atualização do sistema de telefonia pode ser o que a sua empresa precisa para tornar-se mais competitiva e econômica, garantindo vantagens essenciais em um mercado cada vez mais dinâmico.

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