Quais os pontos críticos da gestão de telecom e como evitá-los?

A gestão de telecom é um dos aspectos centrais para a correta operacionalidade em um call center ou mesmo em empresas que prestam atendimento ao cliente, pois essas áreas demandam uma estratégia de telecomunicações eficaz e completa.

Como em qualquer área estratégica, a gestão de telecom também apresenta pontos críticos que tornam o gerenciamento mais complexo e desafiador aos gestores.

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Pensando nisso, conheça a seguir a importância de uma gestão eficaz e quais os principais pontos críticos – e como superá-los!

Por que fazer gestão de telecom?

A gestão de telecom contempla toda a organização e estruturação da área de telecomunicações de um negócio, de forma que seja transversal e afete a operação de diversos departamentos.

Os investimentos adequados somados à estruturação dos processos garantem benefícios, como:

• Redução de custos com telefonia;
• Alta disponibilidade dos serviços;
• Mobilidade e dinamismo nas soluções contratadas;
• Eficiência comunicacional;
• Qualidade no atendimento.

Verifica-se assim que uma gestão de telecom eficiente é determinante para o funcionamento adequado da empresa.

Saiba a seguir como superar alguns desafios para otimizar essa área.

5 pontos críticos da gestão de telecom

A identificação dos pontos críticos da gestão de telecom permite que os gestores atuem proativamente na solução desses problemas e evitem prejuízos operacionais e financeiros em decorrência da inatividade frente a eles.

1. Inventário

O inventário é uma prática que permite mapear toda a planta de telecomunicações, como equipamentos e dispositivos disponíveis, o que facilita a gestão de manutenções e substituições.

O ideal é que cada atualização seja imediatamente registrada no inventário, evitando o descontrole sobre essas informações.

2. Contratação de serviços e pacotes

Não é incomum que empresas contratem serviços ou pacotes de telecomunicações que irão ficar sem uso ou que têm um custo maior do que o previsto. A gestão de telecom deve avaliar esses aspectos, evitando a contratação de serviços que ficarão ociosos, gerando gastos sem necessidade.

Para evitar esse tipo de situação, é essencial que os gestores tenham controle sobre o que é realmente necessário à operação, incluindo linhas e aparelhos.

3. Gestão de ativos

Muitas empresas não têm um processo preestabelecido no que se refere à aquisição de equipamentos e soluções, fazendo com que não haja uma padronização.

A centralização da gestão de telecom é essencial para evitar esse ponto crítico, definindo equipamentos e estratégias de categorização para evitar a aquisição de soluções fora do padrão estabelecido.

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4. Auditoria de processos

O funcionamento adequado de uma área como a gestão de telecom depende de auditorias para verificar a correta operação de toda a estrutura disponível.

A auditoria envolve diferentes aspectos, como planos e pacotes de dispositivos, uso de dados, internet corporativa, recursos, processos de gestão e aquisição e custos.

5. Ferramentas utilizadas

A otimização da área de telecom, com eficiência operacional e controle de custos, depende do investimento em ferramentas e tecnologias adequadas.

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Dessa forma, a gestão de telecom deve monitorar quais soluções têm potencial para atender as necessidades básicas do negócio e oferecer diferenciais relevantes, como diminuir os custos ou tornar a operação mais moderna.

Um exemplo é o PABX IP Virtual, disponibilizado pela D.lextel, que viabiliza uma gestão de telecom completa e centralizada com vantagens como:

• Relatórios personalizáveis completos;
• Monitoramento em tempo real e gravação de chamadas;
• Chamadas gratuitas entre departamentos e filiais;
• Videoconferência;
• Softphone (aplicativo) para smartphones e PCs;
• URA personalizada;
• Criação de filas de atendimento.

Saiba mais: Como funciona o sistema de telefonia PABX IP Virtual?

Com essas funcionalidades, o PABX IP Virtual oferecido pela D.lextel tem potencial para mitigar os principais pontos críticos da gestão de telecom, facilitando o monitoramento e estruturação de processos.

Além disso, a solução pode reduzir entre 30 e 80% os gastos com telefonia. Quer saber mais? Conheça o PABX IP Virtual aqui!