Softphone: como funciona e principais vantagens

Com um softphone, você pode realizar e receber chamadas de qualquer lugar do mundo, desde que tenha acesso à internet. Isso é especialmente útil para profissionais que trabalham remotamente ou para empresas com equipes distribuídas geograficamente. A mobilidade permite que você esteja sempre conectado, mesmo fora do escritório ou em viagens.

Facilidade de uso

A maioria dos softphones possui uma interface amigável e intuitiva, que se assemelha às interfaces de aplicativos populares de mensagens e chamadas. Essa facilidade reduz a curva de aprendizado e torna o softphone acessível para pessoas com diferentes níveis de familiaridade com a tecnologia.

Integração com sistemas empresariais

Muitos softphones podem ser conectados a ferramentas como CRMs (Customer Relationship Management), sistemas de help desk e plataformas de automação de vendas. Isso possibilita o registro automático de chamadas, facilita o acompanhamento de interações com clientes e melhora a produtividade das equipes.

Funcionalidades adicionais

Além das chamadas de voz, os softphones oferecem recursos que vão além do básico, como videoconferência, envio de mensagens instantâneas, transferência de chamadas e gravação de ligações. Esses recursos tornam o softphone uma ferramenta completa para comunicação pessoal e corporativa.

Sustentabilidade

Ao optar por um softphone, você reduz a dependência de dispositivos físicos, como telefones tradicionais, contribuindo para a diminuição do consumo de recursos naturais e do descarte de lixo eletrônico. Essa escolha é uma alternativa mais ecológica e alinhada às práticas de sustentabilidade.

Como usar um softphone?

Usar um softphone é um processo simples e direto. Escolha um software, baixe e instale no dispositivo, configure sua conta VoIP e comece a fazer ou receber chamadas diretamente pelo aplicativo.

1. Escolha o software adequado às suas necessidades

Existem diversos softphones disponíveis no mercado, como Zoiper, MicroSIP e 3CX, além de opções empresariais mais robustas. Avalie os recursos que você precisa, como videoconferência, integração com sistemas ou facilidade de uso. Algumas opções são gratuitas, enquanto outras requerem assinatura.

2. Baixe e instale o aplicativo

Acesse o site oficial do software escolhido ou procure-o na loja de aplicativos do seu dispositivo (Google Play, App Store, etc.). Baixe a versão compatível com seu sistema operacional (Windows, macOS, Android, iOS, etc.) e instale o programa seguindo as instruções fornecidas.

3. Obtenha uma conta VoIP

Para utilizar o softphone, você precisará de uma conta VoIP fornecida por um provedor de serviços. Se sua empresa já utiliza VoIP, ela fornecerá os dados de login. Caso contrário, você pode contratar um serviço VoIP diretamente com provedores disponíveis no mercado.

4. Realize a configuração inicial

Abra o aplicativo e insira as credenciais fornecidas pelo provedor de VoIP, como nome de usuário, senha, endereço do servidor SIP (Session Initiation Protocol) e número de ramal (se aplicável). Algumas plataformas permitem configuração automática, facilitando ainda mais o processo.

5. Teste a conexão

Antes de começar a usar, é essencial testar o funcionamento do softphone. Use a função de teste, que geralmente está disponível no aplicativo, para verificar a qualidade da chamada e garantir que o áudio está funcionando corretamente.

6. Personalize as configurações

Ajuste o volume, a qualidade do áudio e as preferências de notificação do aplicativo para se adequar ao seu estilo de uso. Se você utilizar fones de ouvido ou um microfone externo, configure-os para obter a melhor experiência.

7. Realize sua primeira chamada

Com tudo configurado, você está pronto para usar o softphone. Insira o número de telefone ou ramal desejado e inicie a chamada. Aproveite também as funcionalidades extras, como videoconferências, envio de mensagens ou gravação de chamadas, caso estejam disponíveis.

O que é preciso para instalar um softphone?

Para instalar um softphone, você precisa de um dispositivo compatível, internet estável, conta VoIP e, opcionalmente, fones de ouvido ou microfone para melhor qualidade de áudio.

Dispositivo compatível

Um computador, smartphone ou tablet com especificações adequadas para rodar o aplicativo escolhido. Certifique-se de que o sistema operacional do dispositivo seja compatível com o software (Windows, macOS, Android, iOS, etc.).

Conexão com a internet

Uma conexão estável é essencial para garantir a qualidade das chamadas. Recomenda-se o uso de uma internet banda larga ou conexão Wi-Fi para evitar interrupções ou atrasos.

Conta VoIP

Um serviço VoIP é necessário para realizar e receber chamadas. Existem diversos provedores de VoIP no mercado, e alguns oferecem planos personalizados para atender às suas necessidades.

Fones de ouvido ou microfone (opcional)

Embora não sejam obrigatórios, fones de ouvido e microfones externos podem melhorar significativamente a qualidade do áudio durante as chamadas, reduzindo ruídos e eco.

Como configurar um softphone?

Para configurar um softphone, crie uma conta VoIP, insira os dados no aplicativo, como usuário e servidor, teste a conexão e ajuste preferências de áudio e interface para uso ideal.

A configuração de um softphone pode variar de acordo com o software escolhido, mas geralmente segue esses passos detalhados:

Crie uma conta no seu provedor de VoIP

Caso ainda não tenha, escolha um provedor de confiança e registre-se. Essa conta será usada para autenticar suas chamadas no softphone.

Baixe o aplicativo do softphone

Acesse o site oficial do aplicativo ou a loja de aplicativos do seu dispositivo para fazer o download do software. Certifique-se de baixar a versão compatível com o seu sistema operacional.

Insira as credenciais fornecidas pelo provedor de VoIP

Após abrir o aplicativo, você será solicitado a inserir informações como nome de usuário, senha e servidor SIP (Session Initiation Protocol). Essas informações geralmente são fornecidas pelo provedor de VoIP no momento do registro.

Configure as preferências de áudio e vídeo

Acesse as configurações do aplicativo e ajuste itens como dispositivos de entrada e saída de áudio (microfone e alto-falantes), qualidade da chamada e resolução de vídeo (se o softphone oferecer suporte a videoconferências).

Teste a conexão

Utilize a função de teste do aplicativo (se disponível) ou faça uma chamada de teste para verificar se tudo está funcionando corretamente. Certifique-se de que o áudio e o vídeo estejam claros e que não haja atrasos significativos.

Personalize as configurações adicionais

Configure recursos extras, como atalhos para transferir chamadas, integração com agendas ou sistemas empresariais e notificações. Essas opções ajudam a adaptar o softphone à sua rotina e necessidades específicas.

Salve e inicie o uso

Após concluir a configuração, salve as alterações e comece a usar o softphone para fazer e receber chamadas, explorando suas funcionalidades ao máximo.

Tipos de Softphone

Os softphones podem ser classificados de acordo com a plataforma em que são executados e as funcionalidades que oferecem. Abaixo estão alguns tipos comuns:

Softphone de desktop

Funciona em computadores e laptops, seja em sistemas operacionais como Windows, Mac ou Linux. Ele geralmente tem uma interface mais completa e é ideal para empresas que exigem comunicação constante por voz, vídeo ou mensagens instantâneas.

Softphone móvel

Disponível como aplicativos para smartphones e tablets, os softphones móveis oferecem flexibilidade para quem precisa se comunicar enquanto está em movimento.

Softphone baseado na web

Funciona diretamente no navegador, sem necessidade de instalação de software adicional. Pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet e é muito útil para empresas com equipes remotas ou distribuídas.

Softphone com integração CRM

Alguns softphones oferecem integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Management). Isso permite que os usuários acessem informações de clientes em tempo real enquanto fazem chamadas, aumentando a eficiência do atendimento ao cliente.

Softphone de vídeo

Com foco em chamadas de vídeo, esses softphones oferecem funcionalidades avançadas como compartilhamento de tela e videoconferências. Exemplos incluem Zoom e Skype.

Softphone é indicado para que tipo de empresa?

Os softphones são ideais para uma variedade de empresas, especialmente aquelas que buscam otimizar a comunicação e reduzir custos. Alguns exemplos incluem:

Empresas com equipes remotas

Softphones são perfeitos para empresas com funcionários que trabalham de diferentes locais, pois podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à internet.

Startups e pequenas empresas

Softphones oferecem uma solução de comunicação acessível e escalável, eliminando a necessidade de hardware caro, como telefones fixos.

Empresas de atendimento ao cliente

Para equipes de suporte, os softphones permitem comunicação ágil e eficiente com os clientes, muitas vezes integrados a sistemas de CRM para um atendimento mais personalizado.

Tecnologia e telecomunicações

Empresas no setor de telecom costumam utilizar softphones como parte de suas operações diárias, devido à necessidade de comunicação constante e às funcionalidades avançadas oferecidas por esses sistemas.

Empresas com alta demanda de comunicações internas

Softphones são ideais para empresas com grande volume de chamadas internas entre equipes, pois são mais flexíveis e econômicos do que sistemas de telefonia tradicionais.

Essas soluções são vantajosas para empresas que buscam melhorar a eficiência operacional, reduzir custos com telefonia e melhorar a experiência de comunicação entre equipes e clientes.

Quais as vantagens de investir no softphone?

O telefone é uma das ferramentas mais utilizadas no ambiente organizacional. A partir da implementação do softphone em seus processos, a empresa otimiza recursos, torna a comunicação mais ágil e aumenta a qualidade no atendimento prestado por esse canal.

Ficou interessado em investir no sistema? Conte com as soluções da D.lextel. Por meio do PABX IP Virtual, é possível obter as funcionalidades citadas e muito mais, como:

• Áudio e videoconferência;
• Status de presença;
• Softphone para smartphones e computadores;
• Chat, entre outros.

O recurso de telefonia funciona por meio da internet pública, com autenticação de login e senha no PABX IP ou na nuvem, para possibilitar a realização de chamadas de entrada e saída.

Tudo isso com um ótimo custo-benefício, a partir de planos desenvolvidos sob medida. Além disso, a D.lextel fornece suporte remoto para agilizar o atendimento e garantir a qualidade e o bom funcionamento dos serviços prestados.

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