A rotina do atendimento na instituição de ensino é atribulada. Diariamente, alunos, pais, fornecedores, colaboradores e outros tipos de público entram em contato para resolver as mais variadas questões. Neste cenário, uma estratégia que garante um processo ágil, eficiente e econômico é o sistema de ramal de telefone.
Adotar a solução é sinônimo de melhores condições para a prestação de serviços internos e externos. O que se reflete na qualidade do atendimento e na satisfação dos que procuram a instituição por meio do contato telefônico.
Por que investir em sistema de ramal de telefone?
Para você entender a real importância do ramal de telefone para as instituições de ensino, listamos cinco vantagens do recurso. Confira:
1. Otimiza a comunicação interna
Para cumprir os propósitos e metas organizacionais de forma satisfatória e ampliar os resultados, é fundamental otimizar a comunicação entre os colaboradores. Afinal, por mais que cada um possua responsabilidades distintas, a maioria dos serviços é desenvolvido em equipe e de modo processual.
Esse aspecto é importante para empresas de todos os segmentos, inclusive para o setor educacional. Neste caso, é uma grande rede de profissionais, como diretores, secretárias, professores e demais colaboradores que precisam ter um canal aberto de comunicação para desenvolver as atividades diárias.
Para atingir este objetivo de maneira eficiente, o sistema de ramal é uma ótima solução. Afinal, por meio dele, é possível a troca de informações e a tomada de decisão sem a necessidade de deslocamento frequente.
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2. Reduz custos
Para melhorar os resultados da instituição de ensino, uma das estratégias é eliminar o desperdício de recursos. Nesse sentido, um sistema de ramal de telefone permite a realização de ligações internas com custo menor ou até mesmo zero.
Além disso, o investimento na solução ajuda a minimizar recursos despendidos em telefonia. Até porque o sistema de ramais tem funcionalidades que permitem o controle das ligações em diversos aspectos, como: exigência de senhas para realizar ligações e restrição de certos tipos de chamadas.
3. Melhora a qualidade do atendimento
Seja no contato com alunos ou outros públicos, o sistema de ramal de telefone proporciona mais agilidade e qualidade no atendimento e assertividade na abordagem.
Afinal, ao entrar em contato com a instituição, é possível optar pelo setor de interesse já no primeiro contato. Com isso, pode-se realizar a transferência de ligações rapidamente. O que evita demora no atendimento e facilita a resolução das demandas, aumentando a satisfação do público interessado.
4. Possibilita o autoatendimento
O autoatendimento é uma tendência que veio para ficar em todos os setores, incluindo o educacional. O ramal de telefone possibilita a criação de estratégias de atendimento automatizado para questões comuns, como calendário escolar e envio de boletos para pagamento.
Além disso, a ferramenta faz com que a instituição reduza a necessidade de atendentes ou possa realocá-los para setores com maior demanda de tarefas. Neste sentido, o sistema com funcionalidade de URA personalizada permite criar mensagens de acordo com dias ou horários específicos.
5. Fortalece a imagem
Ao investir em soluções que melhorem o atendimento, como o ramal de telefone, a reputação da sua instituição de ensino se fortalece no mercado.
Isso porque, ao serem bem atendidos, alunos e pais passam a falar positivamente sobre a instituição e a indicam aos seus conhecidos. Como consequência, é possível aumentar a atração e retenção dos estudantes.
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Como contratar o sistema com ramal de telefone?
Ficou interessado em implementar o sistema de ramais telefone em sua instituição de ensino? A D.lextel disponibiliza o PABX IP Virtual com essa e muitas outras funcionalidades. Entre elas, estão:
- Ligações gratuitas entre colaboradores e escritórios remotos;
- Gravação de chamadas;
- Monitoramento e gerenciamento de chamadas 100% via web e tempo real;
- Sistema de call center completo;
- Organização de filas de atendimento.
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