Uma das estratégias para ampliar os resultados da sua empresa é fazer uma gestão de custos em TI bem estruturada. Afinal, é preciso ter um controle minucioso dos investimentos para evitar o desperdício de recursos. Neste aspecto, é fundamental adotar ações para reduzir as despesas com telefonia.
Como sabemos, o telefone é um dos principais meios de comunicação das organizações com clientes, colaboradores e parceiros. Se não houver um acompanhamento dos custos, é grande a probabilidade de os gastos serem maiores do que o necessário.
Mas como economizar em telefonia na prática? Continue a leitura a seguir!
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Dicas para gestão de custos em TI e redução de gastos com telefonia
Diante da constante necessidade de minimizar gastos em TI, muitas organizações desenvolvem boas práticas para fazer um controle estratégico da telefonia. Com isso, o setor deixa de ser um custo e se transforma em investimento.
Veja passos valiosos para atingir esse objetivo!
1. Elabore um inventário periódico
Para manter a gestão de custos sempre atualizada, é essencial realizar inventários sobre o sistema de telefonia da empresa de forma periódica. Isso quer dizer avaliar quais as linhas são mais utilizadas, as que estão inativas, as taxas cobradas pelas operadoras e os custos mensais médios.
Dessa forma, os gestores obtêm um panorama geral da situação e a tomada de decisão sobre os gastos em telefonia se torna mais assertiva.
2. Renegocie contratos
Muitas vezes, uma empresa deixa de economizar por não buscar pacotes telefônicos mais econômicos. Uma simples ligação para a operadora pode conseguir a diminuição de despesas, a partir de mudanças contratuais e redução de taxas cobradas mensalmente.
Portanto, vale a pena perder alguns minutos para buscar alternativas melhores em relação aos custos.
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3. Desenvolva políticas internas
Incluir os colaboradores na gestão de custos é fundamental para se ter os resultados esperados. Assim, uma dica é desenvolver políticas internas que contemplem o bom uso das telecomunicações. Tais procedimentos envolvem:
- Utilização de linhas específicas para determinado tipo de ligação;
- Orientações sobre ligações de cunho pessoal;
- Indicações sobre o uso de tecnologias implantadas pela empresa com o objetivo de economizar.
Para isso, o ideal é realizar treinamentos que contemplem cada tipo de recurso utilizado e forneçam todas as informações para os colaboradores.
4. Invista em um PABX IP
A utilização de um PABX IP é capaz de reduzir em até 90% as despesas com telefonia. Logo, o recurso é um grande aliado da gestão de custos em TI.
Além de proporcionar economia, o sistema disponibiliza uma série de funcionalidades, que são capazes de otimizar processos, auxiliar no monitoramento da telefonia e garantir a satisfação dos clientes.
Veja os principais recursos do PABX IP Virtual oferecido pela D.lextel:
- Ligações gratuitas entre colaboradores e escritórios remotos;
- Gravação de chamadas;
- Monitoramento 100% via web e em tempo real;
- Criação de filas de atendimento;
- URA personalizada;
- Softphone e Web Cliente, que possibilitam o trabalho a partir de qualquer local.
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