O sucesso de uma clínica médica não se dá somente pela experiência do corpo clínico e pela qualidade da estrutura. Para oferecer uma boa experiência aos pacientes, é essencial investir na qualidade do atendimento. Mas como aumentar a produtividade deste setor em instituições de saúde?
Esta é uma questão muito comum entre gestores de clínicas e instituições médicas. Por isso, preparamos este post. Continue a leitura!
Boas práticas de como aumentar a produtividade no atendimento
O atendimento é uma área fundamental nas clínicas médicas, uma vez que interfere na satisfação dos pacientes e é responsável pela volta ou não dos clientes. No caso telefônico, então, é ainda mais importante. Isso porque é necessário atender com:
- Agilidade e qualidade;
- De forma personalizada, humanizada e prestativa;
- Foco na resolução dos pedidos e demandas dos pacientes.
Neste cenário, a produtividade do atendimento impacta diretamente os resultados financeiros. Afinal, quando cai o nível de desempenho dos operadores, a instituição pode sofrer prejuízos.
Para aumentar o rendimento do setor de atendimento, veja 5 dicas valiosas de como aumentar a produtividade!
1. Treine os colaboradores
Para que a qualidade no atendimento de uma clínica seja satisfatória, o primeiro passo é capacitar os funcionários. Por mais que haja processos e sistemas bem estruturados, os colaboradores são os responsáveis por um contato positivo. Para isso, eles devem conhecer a fundo os propósitos da instituição.
O ideal é realizar treinamentos periódicos para que as práticas e condutas esperadas fiquem sempre atualizadas. Além disso, ao realizar capacitações, os atendentes se sentem mais valorizados. O que aumenta a motivação e otimiza a produtividade.
2. Conheça o paciente
Para oferecer um atendimento de qualidade e de acordo com o perfil dos pacientes, é fundamental conhecê-los a fundo. Com isso, é importante compreender quais são as suas características, dores, problemas e necessidades. Todas essas informações podem ser obtidas por meio de pesquisas e entrevistas.
A partir dos resultados, a instituição passa a entender como abordar e se relacionar com pacientes com dúvidas ou até mesmo medos. Esta é uma ótima maneira de agilizar o atendimento.
3. Crie FAQs
É comum que diversos questionamentos de pacientes ocorram de forma recorrente na clínica médica. Portanto, uma das formas de como aumentar a produtividade é criar FAQs (também conhecidos como perguntas mais frequentes).
Isto facilita o acesso a resolução de dúvidas dos pacientes. Assim, os atendentes podem se dedicar a demandas mais complexas.
Além disso, esses bancos de dados funcionam como “tira dúvidas” de novos funcionários. Afinal, esses colaboradores ainda não possuem intimidade suficiente com os procedimentos da instituição.
No entanto, com o FAQ, eles não precisam recorrer a supervisores e colegas para perguntar informações, evitando deixar o paciente muito tempo na espera. O que torna a experiência desagradável.
4. Padronize processos
Se o setor de atendimento da clínica médica não tiver processos padronizados, será muito difícil saber como aumentar a produtividade. Até porque, sem procedimentos, faltará organização, controle e gestão do que é feito. Ou seja, o atendimento vira uma verdadeira bola de neve e máquina de apagar incêndios.
Para evitar este cenário desastroso, é necessário adotar o quanto antes um passo a passo que deve ser seguido a risca pelos operadores. Neste sentido, a tecnologia é ótima aliada dos gestores. Assim, os profissionais ganham mais praticidade e agilidade no atendimento, resolução de dúvidas, agendamento de consultas, entre outros.
5. Invista em tecnologia para aumentar a produtividade
Todas as boas práticas citadas acima e muitas outras podem ser otimizadas com o auxílio de recursos tecnológicos. É possível aumentar a produtividade utilizando soluções, como:
- PABX IP Virtual: semelhante a uma central telefônica, mas que traz diversos recursos para a profissionalização do atendimento telefônico em uma clínica. Com esta tecnologia, é possível redirecionar chamadas para setores específicos, além de monitorar as ligações. O que possibilita aos gestores ter controle total do atendimento por meio de gravações e geração de relatórios;
- Unidade de Resposta Audível (URA): a ferramenta ajuda a aumentar a produtividade por meio do atendimento automático das ligações, apresentando de forma imediata um menu de opções para o direcionamento de chamadas.
Quer implementar tais recursos no atendimento telefônico da sua clínica médica? A D.lextel disponibiliza essas tecnologias e trabalha com mais de uma operadora para garantir o serviço.
Além disso, oferecemos soluções que não necessitam de investimento inicial (somente internet). O que proporciona redução de custo em telefonia fixa, troca de tecnologia analógica e digital para tecnologia IP
Também contamos com um time de especialistas que compreendem o cenário específico de cada cliente e oferecem todo o suporte necessário.
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